Апостиль документов – что это такое, зачем он нужен, где его ставят

Апостиль – удобный, а, главное, законный способ подтверждения бумаг, выданных на территории одного государства, а предназначенных для использования в другом. Таким образом, штамп определенного образца на свидетельствах и справках избавляет от бумажной волокиты с консульским подтверждением.

История апостиля, где он применим

В мае 1961 года в Гааге состоялась конференция, по результатам которой широкий список стран договорился признавать документы партнерских государств, узаконенные штампом/надписью определенного образца. СССР присоединился к соглашению только 17 апреля 1991.

После распада Советского союза, новообразовавшиеся государства так же присоединились к конференции.

Легализация документов по новому стандарту применима не ко всем бумагам, а только к справкам, разнообразным свидетельствам, нотариально заверенным документам, актам различных государственных организаций и другим.

При попытке заверить документы, содержащие коммерческую или дипломатическую информацию, придется повозиться со сбором всех пакетов документов, ведь апостиль в этом случае не применим.

Куда обратиться и получить апостиль

Российское законодательство достаточно четко определяет органы, ответственные за легализацию всех возможных документов. Таким образом:

• Росархив уполномочен ставить апостиль на архивных справках, выписках из документов и личных дел.
• Рособрнадзор ответственен за проставление легализационных печатей на документах об образовании, получение научных степеней, званий и прочего.
• Все, что связано с воинской службой и военными билетами легализируется в Министерстве обороны РФ.
• Органы ЗАГСа отвечают за подтверждение свидетельств рождения, смерти, заключения и расторжения брака.
• На все остальные справки, выписки, переводы и копии возможно поставить апостиль только в Министерстве юстиции и его филиалах.
• Упростить процесс легализации можно в коммерческих организациях, выполняющих посреднические услуги, но стоимость заветного штампа может возрасти.

Стоит учитывать важный аспект, легализировать документ можно только в стране его получения. Таким образом, на документ из Испании поставить апостиль можно только в Испании. Консульства и посольства государств-участниц конференции такими правами не наделены.

Как поставить апостиль

1. Прежде всего, необходимо определиться с перечнем документов, требующих подтверждения.
2. В зависимости от того, копия это, оригинал или перевод документа, следует выбрать ответственную организацию за легализацию данного типа документов.
3. Подготовить подтверждающие личность документы и требующие легализации бумаги.
4. Оплатить государственную пошлину в размере 2 500 рублей за один документ.
5. Обратиться в ранее выбранное учреждение в часы приема.

По закону, в течение 5 дней апостиль должен стоять на документах. Но не стоит отчаиваться, если выдачу ваших бумаг задержали.

Возможно, сотруднику потребовалось обратиться в другие учреждения с уточняющим запросом для подтверждения информации. В этом случае срок легализации продлевается до 30 рабочих дней.

Возвращаясь к стоимости, она может варьироваться в зависимости от учреждения, степени срочности и других аспектов. Перед оплатой рекомендуется заглянуть на сайт или в организацию для уточнения информации.

Причины отказа в легализации документов

К сожалению, бывают ситуации, в которых после оплаты всех пошлин, сбора всех бумаг и обращения в нужную инстанцию все равно штамп-апостиль можно не получить.

Это связано с нарушением целостности документа, видимых проблем с его внешним видом: заметными потертостями, ламинированием, разрезами, пятнами. Помимо этого, некорректное заполнение предоставляемого документа так же может служить причиной отказа для проставления апостиля. В этом случае размер гос. пошлины не компенсируется.

Внешний вид апостиля

По условиям Гаагской конференции, легализационный апостиль имеет вид штампа со стороной около 9 см, в котором содержится информация о стране выдачи, городе, организации, дате, номере штампа и другие важные пункты.

Некоторые государства изменяют устаревшие нормы соглашения 1961 года, используя как сургучные печати, наклейки, ленты, прикрепленные отдельные заполненные листы, так и классические штампы.

Однако, вследствие этого, у граждан могут возникнуть проблемы с использованием легализированных документов других государств как раз по причине отличия современного апостиля от принятых ранее стандартов. Шанс возникновения подобной проблемы зависит исключительно от организации, куда подается документ с апостилем.