KPI – ключевые показатели эффективности – что это такое

Развитие отечественной экономической жизни привело к тому, что в ней нашли широкое применение множество управленческих решений, используемые в своей работе иностранные предприятия. Так в страну попала система KPI.

KPI расшифровывается как Key Performance Indicator – ключевые показатели эффективности. В нынешнее время у нас не создано ни одного метода оценивания ключевых индексов эффекта работы компаний.

Определение показателей KPI

KPI – это набор количественных показателей, демонстрирующие продуктивность деятельности каждого работника компании. Несомненным достоинством этого комплекса является стимуляция работников и соотносимые между собой параметры.

Эффективность – это сравнительный указатель, охватывающий все области функционирования работников компании, и показывает итоги в количественной форме. Оптимальное количество индикаторов KPI на одного работника не более 5.

В практической деятельности определено несколько подгрупп индикаторов, которые относят к следующим видам деятельности:

• статья расходов – она показывает объем израсходованных ресурсов в денежном выражении;
• статья эффективности (производительности) – показывает долю загрузки производственных мощностей;
• статья результативности – это характеристика отношения одного индикатора к другому, например, отношение полученной выручки к понесенным затратам;
• итоговая статья – она отражает количественные показатели результата работы.

Определено несколько базовых правил подготовки KPI, в частности, параметры должны быть измеримы в численной форме. Должна быть связь с эффектом от деятельности предприятия при этом получение искомого итога должно быть малозатратным и по времени, и по использованным средствам.

Большинство указателей результативности работы организации, взаимосвязаны и потому рекомендуется обеспечить совместную работу отделов компании и работников для получения позитивных итогов. Кроме того, управленческие работники всех уровней должны совместно проводить работу в отношении сотрудников предприятия в целях усиления результативности их деятельности.

Виды показателей

Базовые показатели производительности разделяют на два типа – оперативный (тактический) и стратегический.

Первые показывают значение функционирования компании и ее отделений. Они разрешают модифицировать запланированные цели и задачи в связи с постоянно изменяющимися параметрами. Оперативные показатели характеризуют процессы формирования производства изделий или оказываемых услуг, поставок сырья и материалов, выпускаемых изделий.

Стратегические показывают эффект от деятельности компании за обозначенный временной отрезок и позволяют внести коррективы на другой период времени. Они показывают движение финансовых потоков на их основании, производится расчет эффективности работ компании.

Стратегические указатели показывают итоги работы компания за отрезок времени, позволяют внести изменения в планы на следующий период. Они описывают финансовые потоки, на основании которых определяются индексы итогов деятельности предприятия.

Для чего используют KPI

KPI применяют для численного определения, решаемых задач и целей. После составления отчета об изменении указателей становится возможным провести оценку насколько были решены определенные задачи и как точно были выбраны показатели.

Базовые показатели эффективности смогут помочь при корректировании стратегических и тактических целей.

Весь комплекс KPI связан с итогом, если индекс не оказывает никакого влияния на достижение поставленных целей, то его недопустимо отнести к комплексу KPI.

В основании этой методологии реализованы две основные концепции – о надзоре, пересмотре целей и управления им. Сущность этих концепций сводится к получению шансов определения планирования выполнения за счет использования KPI.

Эта система нужна для того, чтобы сотрудники, при выполнении своих обязанностей помнили о решении указанных задач и целей. При достижении целей поставленных KPI, трудовой коллектив может быть вознагражден, это считается одной из самых сильных мотиваций.

Базовые индикаторы результативности признают одним из самых результативных способов стимулирования и в тоже время одной из самых эффективных способов мотивации персонала.  Чаще всего методику KPI применяют для оценивания результативности АУП компании.

В продажах

Базовые индикаторы деятельности предприятия или организации в области продаж, рассчитывают на основании следующих данных:

1. Объем выручки.
2. Прибыль, полученная от продаж.
3. Себестоимость готовых изделий.
4. Процент некондиционной продукции.
5. Сумма оборотных средств.
6. Стоимость товарных запасов.

В производстве

Ключевые показатели на производственном предприятии рассчитывают, руководствуясь следующими параметрами:

1. Средний расход сырья в день.
2. Объем незавершенного производства и запасов.
3. Производительность труда основных рабочих.
4. Другие производственные затраты.
5. Затраты на ремонт и обслуживание производства.
6. Расходы на хранение готовых изделий.

Образцы KPI для работников разных специальностей

Особенности внедрения KPI

Внедрение KPI  повседневную работу компании требует учесть ее специфику, существующие цели и задачи и конечно, особенности протекающих бизнес – процессов. Использование это системы коренным образом изменит порядок начисления заработной платы. То есть потребуется довести до персонала компании, что с определенного времени, объем их заработной платы будет зависеть от эффективности их работы.

Необходимо принять меры по обучению персонала, все дело в том, что внедрение новой системы потребует разработки соответствующей документации – новый коллективный договор, штатная сетка и пр. Должна быть переделана вся документация, которая имеет отношение к начислению заработной платы.

 Нет смысла вводить систему сразу на предприятии в целом. Имеет смысл внедрить ее в одном или двух подразделениях, обкатать и другие процессы, которые связанные с системой KPI. Такое внедрение позволит скорректировать протекающие процессы. На этапе обкатки проявятся сложности и недостатки, которых надо будет избежать в будущем.

Как только система заработает в нескольких подразделениях ее можно распространять по всей компании. При этом, коллектив компании должен быть замотивирован на достижение общих результатов.

Как только система KPI будет введена в строй, то появится возможность оптимизировать деятельность компании в постоянно меняющихся  рыночных условиях. Кроме этого, применение KPI потребует внесения корректировки в систему премирования, установленной на предприятии.

Некоторые ошибки

Описываемая система управления предприятием, это относительная новинка и зачастую ее внедрение сопровождается типовыми ошибками, например:

Ошибка 1. Сотрудник компании не влияет на показатели, по которым его оценивают

Например, деятельность финдиректора недопустимо оценивать по индикатору наличия кассовых разрывов. Ведь иногда решение о проведении платежа лежит вне его компетенции.

Ошибка 2. Результаты работы плохо поддаются измерению

Измерению можно подвергнуть те данные на которые ведется учет. Многие специалисты считают, что проще всего учитывать финансовые показатели. Но это не так, как только дело доходит до конкретных подразделений, то выясняется, что учет ведется не по всем данным.

С материальными показателями дело осложняется тем, их сложно выбрать может сыграть свою роль субъективность.